Cómo prepararse para un viaje de negocios

Fecha de publicación: 13/09/2018

Cómo prepararse para un viaje de negocios

Debido a la globalización e internacionalización de muchas empresas, ha aparecido una nueva necesidad: los viajes de negocio. Es cierto que, si queremos expandirnos, aumentar las ventas y hacer nuevos contactos es algo esencial en la organización. Pero hay veces que el idioma supone un obstáculo a la hora de comunicarse, en el caso de que el viaje sea internacional.

El principal propósito de este tipo de viajes es cumplir los objetivos marcados por la empresa, ya que se invierte gran cantidad de recursos (dinero, tiempo…). Por eso, es importante ir bien preparado. Si a esto le añadimos la dificultad de organizar un viaje, se puede convertir en una tarea complicada.

En consecuencia, este tipo de situaciones suelen generar inquietud y estrés. Por eso, dominar la lengua del lugar al que vamos a ir ayudará a salir exitosos de las reuniones. Cuando dominamos la comunicación disfrutamos más de nuestros trayectos y estancia. Por esa razón, en el post de hoy os queremos dar algunos consejos para ayudaros a preparar vuestro viaje de negocios de la mejor forma posible.

Antes de nada, hemos de comprobar que tenemos en regla todos los documentos oficiales como DNI, pasaporte, permiso de conducir, visados etc.

El primer paso a la hora de organizar tu viaje, consiste en sacar los billetes de tren o avión. Este último suele ser el transporte más utilizado en este tipo de viajes, ya que es la forma más rápida de desplazarse.

Las ofertas más económicas suelen ser los vuelos de primera hora de la mañana o la última hora de la noche. Además, muchas aerolíneas cuentan con un programa de fidelización con algunos privilegios para los viajeros regulares. Esto ayudará a reducir los costes del viaje.

El segundo paso consiste en reservar el alojamiento. Es importante que esté cerca del lugar de las reuniones, y del aeropuerto para no perder demasiado tiempo en traslados. Los desplazamientos son muy importantes, hay que informarse bien sobre que transporte utilizar en la ciudad que vamos a ir.

El siguiente paso consiste en hacer un repaso de nuestra agenda y acabar de organizarlo todo bien. Hemos de revisar todas las tareas y reuniones que tenemos programadas durante el viaje, para no cometer ningún error, ya que cuando estamos fuera de la oficina es más fácil despistarse. También hemos de revisar que tengamos la documentación necesaria para la reunión. Hay alguna información que se tiene que tener en cuenta a la hora de preparar el viaje, como: información sobre el destino, ubicaciones concretas y mapas, restaurantes recomendados, información del cliente, tema de las reuniones.

Asimismo, hay otro tipo de información que hemos de tener presente y que va relacionada con la cultura y las costumbres del país en el caso de que sea un viaje al extranjero. Esta, puede ser acerca de los horarios del país, condiciones climáticas, el estado de la seguridad, las leyes, el cambio de moneda, el tipo de vestimenta más adecuada para las reuniones, dónde comer… Además, es importante aprender vocabulario básico como por ejemplo los saludos y tratamientos. También estaría bien conocer la historia, geografía, riesgo político del país para tener tema de conversación en las reuniones y romper el hielo.

Algo a tener en cuenta también, es elegir bien el soporte tecnológico. Es importante, estar bien conectados. La tecnología ha ayudado a facilitar las necesidades empresariales, ya sea en gestión de tareas o en comunicaciones internas. El smartphone, la tablet y el ordenador portátil son dispositivos imprescindibles en cualquier viaje de negocios. En el caso de que el viaje sea internacional estaría bien contratar un plan de llamadas y datos internacional antes de marcharte. No hay que olvidar meter en la maleta los cables, baterías, adaptadores de enchufe (en el caso de que sea necesario) y cargadores de todos los dispositivos, así como el disco duro y pendrive.

Si en algún momento necesitáis ayuda con el tema del idioma, en Advantage ofrecemos un servicio llamado Business Trip, en el que os ayudamos a preparar las herramientas necesarias para enfrentaros a un viaje de negocios, y además hacemos prácticas en formato role play.



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